Delegacja

Kto musi jechać, a kogo nie wolno wysyłać w delegację?

Pracodawca zatrudniając pracowników ma prawo wysłać ich poza stałe miejsce pracy, do innej miejscowości w celu wykonania zadań zawodowych. W zależności od miejsca do którego zostają odesłanie pracownicy wyróżniamy:

Delegację krajową
Delegację zagraniczną

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, zlecenie wyjazdu w delegację należy do obowiązków pracowników, czyli nie mogą z zasady takiego wyjazdu odmówić. Jednak pracodawca nie może delegować poza miejsce pracy kobiet w ciąży oraz pracownika opiekującego się dzieckiem (do lat 4). Pracodawca nie powinien też wysyłać w delegację pracownika, który jako jedyny opiekuje się osobą zależną np. samotnego rodzica , który nie jest w stanie zapewnić opieki na czas wyjazdu swojemu dziecku. Takie działania pracodawcy są niezgodne z zasadami współżycia społecznego. Pracowników mających trudną sytuację przed wyjazdem w delegację chroni artykuł 8 kodeksu pracy.

Delegacja – jakie dodatki należą się pracownikowi

Pracownikowi, który został przez pracodawcę oddelegowany w podróż służbową na obszarze kraju lub poza granicę Polski przysługuje:

Dieta – jej wysokość jest uzależniona od miejsca podróży oraz czasu jej trwania
zwrot kosztów:
przejazdów, jeśli pracownik nie korzysta z samochodu służbowego
noclegów, jeśli nie zostały zapewnione przez pracodawcę
dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak rozliczać delegację pracowników?

Przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydatków, którą rozlicza za pomocą rachunków w ustalonym terminie. W przypadku podróży zagranicznej pracownik powinien otrzymać zaliczkę w takiej walucie, jaka obowiązuje w kraju, do którego wyjeżdża, na pokrycie kosztów pobytu i podróży.

Rozliczeniem delegacji z pracownikiem zajmuje się specjalista kadr. Rozliczenie podróży powinno nastąpić do 14 dni od dnia jej zakończenia. Pracownik ma obowiązek przedstawić rachunki potwierdzające poszczególne wydatki, które poniósł. Nie musi on przedstawiać rachunków na wysokość otrzymanej diety czy też na wydatki ryczałtowe. Jeżeli pracownik nie mógł uzyskać faktury na poniesiony wydatek, jest zobowiązany złożyć pisemne oświadczenie o wydatku, który poczynił, oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Pracownikowi, który nie rozliczy się z podróży w określonym terminie, pracodawca może potrącić zaliczkę z wynagrodzenia i to nawet bez pisemnej zgody pracownika. Taką adnotację warto wpisać na druku polecenia wyjazdu w miejscu, w którym pracownik kwituje odbiór zaliczki.

Pracując w dziale kadrowym należy pilnować, aby wyjazdy służbowe były realizowane zgodnie z przepisami prawa pracy. Wszystkie dokumenty związane z delegacją muszą być wypełnione poprawnie, a cały wyjazd rozliczony w odpowiednim czasie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o rozliczaniu delegacji zapraszamy na kurs kadry i płace od podstaw, który kompleksowo przygotowuje do wykonywania zadań kadrowych, w tym rozliczania delegacji.