- 07 gru, 2023
- 0 komentarzy
- 5 min. Czytaj
Praca w administracji biurowej – na czym polega i kto może w niej pracować?
Praca w administracji biurowej – na czym polega i kto może w niej pracować?
Praca w administracji biurowej od wielu lat zdobywa na popularności, zachęcając osoby poszukujące zatrudnienia do pracy w tym sektorze. W grę wchodzi zarówno stabilność zatrudnienia, jak i relatywnie wysokie zarobki i możliwość awansu w strukturze firmy.
Na czym dokładnie polega praca w administracji biurowej? Jakie wymagania trzeba spełnić, by zostać przyjętym do pracy? Jakie rodzaje stanowisk w pracy biurowej wyróżniamy? Ile zarabia pracownik biurowy i gdzie najlepiej szukać zatrudnienia? Na te i inne pytania, postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.
Praca w administracji biurowej – na czym polega?
Choć pracę w administracji biurowej zasadniczo możemy podzielić na kilka różnych stanowisk, to zakres pełnionych obowiązków jest zbliżony we wszystkich przypadkach. Przede wszystkim będzie to kompleksowe sprawowanie pieczy nad właściwym działaniem biura. Chodzi tu przede wszystkim o dbałość o prawidłowy obieg dokumentów, obsługę korespondencji przychodzącej (w tym odbieranie telefonów i umawianie spotkań) czy sporządzanie oficjalnych pism biurowych.
Dbałość o porządek w miejscu pracy oraz o dostępność akcesoriów i narzędzi biurowych, zasadniczo jest jednym z podstawowych obowiązków na wszystkich stanowiskach, jednak w przypadku niektórych stanowisk (na przykład asystent biurowy) będzie to główny obowiązek.
Specjalista ds. HR będzie obowiązany do przeprowadzania rekrutacji na rozmaite stanowiska – w skład jego obowiązków wejdzie jednak nie tylko wystawianie ofert pracy zgodnych z zapotrzebowaniem przedsiębiorstwa, ale również analizowanie otrzymywanych aplikacji i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Zadaniem tego rodzaju specjalisty będzie również wdrożenie nowego pracownika w kulturę pracy w organizacji i przedstawienie mu jego zakresu obowiązków.
Specjalista ds. EB z kolei, zgodnie ze swoją nazwą, obowiązany będzie do kompleksowego zadbania o wizerunek przedsiębiorcy – tak na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. Do przykładowych obowiązków na tym stanowisku zaliczymy prowadzenie mediów społecznościowych przedsiębiorstwa, czy organizowanie imprez firmowych i konkursów pracowniczych.
W przypadku pracy w administracji biurowej, bezpośredni kontakt z klientem występuje rzadko, głównie na stanowisku recepcjonistki (abstrahując od kontaktów telefonicznych). Zadaniem takiej osoby może być nawet bezpośrednia sprzedaż towarów lub usług przedsiębiorcy.
Rodzaje stanowisk w administracji biurowej
Istnieje kilka rodzajów stanowisk w administracji biurowej. Szczęśliwie, są one w swej naturze na tyle do siebie podobne, że edukacja w jednym z kierunków, będzie w stanie ułatwić nam drogę do kariery również na innych stanowiskach. Przykładem sztandarowej profesji z rzeczonego sektora będzie po prostu asystent biurowy, którego zadaniem jest kompleksowe sprawowanie pieczy nad funkcjonowaniem biura – umawianie spotkań, prowadzenie korespondencji, czy dbałość o dostępność niezbędnych narzędzi i akcesoriów biurowych, to podstawowe obowiązki na tym stanowisku.
Innym z godnych wymienienia stanowisk będzie również specjalista ds. HR, często łączący swoje obowiązki z zadaniami rekrutera. Obszarem jego działań jest szeroko pojęta polityka kadrowa, a więc dbałość o prawidłowy obieg dokumentów, tworzenie umów i sporządzanie oraz archiwizacja wszelkiej dokumentacji pracowniczej. Jak już wspomnieliśmy wyżej, może on zajmować się również przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych, wraz z ich inicjowaniem, dzięki wystawianiu właściwych ofert pracy.
Profesją skorelowaną z tą wyżej opisaną, będzie specjalista ds. EB, którego zadaniem jest kreowanie pożądanego wizerunku pracodawcy, zarówno w oczach dotychczasowych pracowników, jak i tych, którzy dopiero co zasilą szeregi przedsiębiorstwa. Do jego zadań zaliczymy prowadzenie social mediów przedsiębiorstwa, czy organizowanie firmowych imprez i szkoleń.
Szczególnym rodzajem pracy w administracji biurowej może być recepcjonistka (na przykład w hotelu), która zobowiązana jest już do świadczenia usług nieco bardziej przypominających pracę w branży handlowej. Do jej zadań zaliczymy bezpośrednią obsługę klienta, udzielanie niezbędnych informacji na temat funkcjonowania firmy, a także sprzedaż usług i towarów na rzecz przedsiębiorcy.
Wymagania do pracy w administracji biurowej
Wymagania do pracy w administracji biurowej nie są szczególnie duże. Podstawowym z wymogów jest zapewne cenzus wykształcenia, który większość pracodawców określi na wykształcenie średnie – mile widziane będzie wykształcenie kierunkowe, uzyskane w szkole średniej branżowej lub wyższej. Mile widziane będzie również doświadczenie, które uzyskać możemy dzięki rozmaitym stażom zawodowym.
W kwestii umiejętności praktycznych, wyróżnić trzeba przede wszystkim znajomość języka angielskiego (każdy inny język obcy na pewno będzie mile widziany), oraz umiejętność obsługi komputera i innych narzędzi biurowych. W zależności od rodzaju stanowiska na jakie przyszło nam aplikować, warto posiadać wiedzę z dziedziny prawa podatkowego czy Kodeksu Pracy. Jeżeli chcemy przyspieszyć perspektywę swojego awansu, warto zadbać o prawo jazdy kat. B.
Trzeba jednak pamiętać też o tym, że prócz umiejętności praktycznych, niezbędne dla otrzymania posady będą również rozmaite kompetencje miękkie. Podstawowymi z nich będą zapewne komunikatywność, empatia, oraz zdolność do logicznego myślenia i rozwiązywania problemów. Istotnymi cechami będą również umiejętność pracy w grupie, odporność na stres czy zaangażowanie w powierzone obowiązki.
Nie da się ukryć, że w wyraźny sposób zmaksymalizujesz swoje szanse na zdobycie zatrudnienia w sytuacji, w której Twoje CV obfitować będzie w rozmaite kursy zawodowe, przygotowujące Cię do pełnienia obowiązków w ramach przyszłej kariery. Jedną z najlepszych ku temu sposobności tworzą zestawy kursów w naszej placówce, które w prosty sposób kompleksowo przygotuje Cię do pełnienia obowiązków na dowolnym stanowisku!
Ile zarabia pracownik biurowy? Na jakich warunkach?
Zarobki pracowników biurowych są zróżnicowane, w zależności od pełnionej przez nich funkcji. Nietrudno jednak zauważyć, że są to zawody dobrze opłacane, gdzie mediana wynagrodzeń wykracza poza płacę minimalną, a umowa o pracę gwarantuje bezpieczeństwo i stabilność zatrudnienia. Praca w administracji biurowej cechuje się wręcz tym, że w przeważającej mierze to pracodawca stara się dziś o pracownika, a nie na odwrót – pozycja specjalistów jest na rynku pracy w pewnym stopniu uprzywilejowana.
Zdecydowanie najmniej może zarobić recepcjonistka. Mediana wynagrodzeń na tym stanowisku to jedyne 4 120 złotych brutto w skali miesiąca. Najwięcej – abstrahując od najwyższych stanowisk kierowniczych – zarobi kierownik biura, z pensją oscylującą wokół 6 580 złotych brutto miesięcznie. Specjaliści ds. pracowniczych (HR, EB, czy rekruterzy) mogą zaś liczyć na wynagrodzenie od 5 450 złotych brutto miesięcznie, do 6 420 złotych brutto w skali miesiąca.
Trzeba jednak pamiętać, że większość pracodawców oferuje swoim pracownikom nie tylko przejrzystą ścieżkę kariery i realną możliwość awansu w strukturach firmy, ale również szereg benefitów pozapłacowych. Należą do nich między innymi: prywatna opieka medyczna, karta MultiSport, paczki świąteczne i wiele innych.