Organizacja szkoleń – planowanie szkoleń w firmie

Podstawą dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa jest odpowiednio przeszkolona i wykwalifikowana kadra pracownicza. Wiele polskich firm zapomina o tym, że inwestycja w szkolenie pracowników, a przede wszystkim odpowiedni ich dobór pomaga zwiększyć konkurencyjność, budować pozycję i markę firmy. Taką świadomość mają właśnie firmy, które są znane ze swojej marki, posiadają wysoką kulturę organizacyjną i tradycje, również w zakresie szkoleń. Zwiększenie kompetencji pracowników to również ich większa motywacja do działania i dalszego rozwoju. W tej sytuacji koszty poniesione na szkolenia mogą nie być tak wysokie jak koszty, poniesionych przez niewyszkoloną kadrę, błędów.

Od czego zacząć planowanie? Analiza potrzeb szkoleniowych

Planowanie szkolenia rozpoczyna się od przeprowadzenia diagnozy potrzeb szkoleniowych, dla której nie ma odpowiedniego wzorca bo wszystko zależy od specyfiki firmy. Jest to proces dość trudny i skomplikowany opierający się na zasadach badania, którego techniki i narzędzia dopasowuje się do aktualnej sytuacji. Mogą nią być nowe realia na rynku, działanie konkurencji czy wprowadzenie do firmy nowych technologii. Jeśli konieczne jest przeszkolenie pracowników w wyniku zmiany strategii lub długoterminowych planów działania, taka analiza potrzeb szkoleniowych wymaga ogromnego zaangażowania.

Zazwyczaj firmy, które chcą posiadać kompetentny i dobrze wykwalifikowany zespół zatrudniają w tym celu osoby odpowiedzialne za planowanie szkoleń. Odpowiednia organizacja szkoleń oraz dobór kursów to zadania m.in. specjalistów działu HR, którzy odpowiedzialni są podjąć działanie przynoszące wymierny zwrot w stosunku do poniesionych kosztów.

Jednym z najprostszych sposobów zdiagnozowania potrzeb szkoleniowych są źródła informacji zgromadzone w przedsiębiorstwie w postaci np. okresowej oceny pracownika, dokumentacji wcześniej przeprowadzonych szkoleń, strategii, misji i planów firmy oraz wprowadzonych lub zamierzonych zmian. Ich wynik w najlepszy i najszybszy sposób ukazuje oczekiwania i zakres potrzeb szkoleniowych, ale nie wystarczający.

Na podstawie powyższych źródeł informacji należy opracować plany wywiadów, formularze ankietowe, a nawet wyznaczyć grupę pracowników, która weźmie udział w badaniu. Utrudnienia powstają wówczas gdy przedsiębiorstwo takich dokumentów nie posiada.

Tworzenie planu działania

Dobra organizacja szkoleń w firmie powinna również zawierać w sobie szkolenia wynikające z przepisów prawa pracy, ochrony środowiska czy BHP. Należy pamiętać także o kursach przygotowujących nowych pracowników do pracy na szczególnie wymagających stanowiskach.

Ponadto harmonogram powinien zawierać kursy wynikające z bieżących zgłoszeń kierownictwa lub zmieniającej się sytuacji rynkowej, czyli tzw. szkolenia „ad-hoc”. Swoje miejsce w planie powinny też znaleźć szkolenia, których realizacja z różnych powodów, czy to czasowych czy kosztowych, została odłożona w czasie.

Mając już przeanalizowane potrzeby szkoleniowe, należy również wziąć pod uwagę możliwości finansowe oraz dostępne zasoby ludzkie w firmie. Z uwagi na to, że przygotowanie planu, który uwzględniałby wszystkie potrzeby i możliwości finansowe, jest dość trudnym zadaniem, wiele większych firm decyduje się na korzystanie z narzędzi informatycznych. Dzięki nim łatwiej dobrać odpowiednie tematy szkoleń, budżet oraz osoby niezbędne do ich realizacji.

Realizacja szkolenia – jak to zrobić?

Organizacja szkoleń wiąże się również z uwzględnieniem podczas ich planowania, dostępności oraz możliwości udziału pracowników. Duża część przedsiębiorstw ustala kilka terminów oraz lokalizacji kursów, aby pracownik mógł wybrać dla siebie dogodny termin i czas. Coraz częściej praktykuje się również nagrywanie szkoleń, udostępniając je później pracownikom. Dzięki temu można obniżyć koszty związane z dojazdem, wynajęciem sali, ewentualnym noclegiem czy uniknąć barier czasowych pracownika.

Ocena efektów szkolenia

Finalnie cały proces szkoleniowy oraz wiedza nabyta przez pracownika powinny również podlegać ocenie. Taka weryfikacja najczęściej przeprowadzana jest przez firmy prowadzące szkolenie. Narzędzia do tego celu wykorzystywane to ankieta i rozmowa, czasem zdobyta przez pracowników wiedza weryfikowana jest poprzez egzamin. Taką ocenę efektywności szkolenia może również przeprowadzić bezpośredni przełożony pracownika.

Tak jak przy planowaniu tak przy ocenianiu szkolenia oraz opiniowaniu przełożonych, dla uproszczenia działania pomocne są systemy informatyczne, dzięki którym w jednym miejscu można gromadzić powyższe informacje. Pozwala to tworzyć bazę danych, w której można znaleźć najlepsze firmy szkoleniowe.