Redagowanie pism urzędowych – czy można się tego nauczyć?

Redagowanie pism urzędowych jest umiejętnością bardzo przydatną dla każdego człowieka. Każdy z nas w swoim życiu wielokrotnie spotkał się z potrzebą napisania pisma do urzędu czy napisaniem reklamacji. Wszyscy doskonale znamy sytuację, gdy siadając nad pustą kartką papieru, zastanawiamy się jak zacząć, co zawrzeć, w jaki sposób napisać wszystko to co potrzebne, żeby sprawa została załatwiona po naszej myśli. Zazwyczaj przelanie na papier swoich myśli nastręcza nam nie lada problemów i trudności. Okazuje się, że z pozoru łatwe zadanie jest jednak dość trudne do wykonania.

Dlaczego redagowanie pism urzędowych przysparza nam problemów?

Pisma urzędowe powinny mieć odpowiednią formę graficzną, być napisane w odpowiedniej formie stylistycznej, bez błędów ortograficznych. Pismo powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje poukładane w logiczny sposób. Mając niewielką wiedzę z zakresu redagowania pism, robiąc to rzadko, nie znając podstawowych zasad, nie bardzo wiemy jak stworzyć odpowiedni dokument.

Redagowanie pism urzędowych – czy można się tego nauczyć?

Oczywiście że tak! Wystarczy poznać kilka podstawowych zasad aby bez problemu stworzyć taki dokument, którego nie powstydzi się najlepszy specjalista 🙂 Podstawowe zasady o których należy pamiętać:

pismo powinno być przejrzyste graficznie
pismo powinno zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia sprawy
pismo powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.
pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły
pismo powinno być zrozumiałe dla adresata

Zawsze należy pamiętać o tym, aby redagując jakiekolwiek pismo, w jednym dokumencie zawrzeć tylko jedną sprawę. Treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana. Pomaga w tym użycie odpowiedniej metody redagowania pism:

metoda indukcyjna – polega na rozpoczynaniu pisma od podania stwierdzeń szczegółowych, a następnie przechodzeniu do bardziej ogólnych,
metoda dedukcyjna – polega na rozpoczynaniu od ogólnego naświetlenia sprawy, a następnie przechodzeniu do stwierdzeń szczegółowych.

Pamiętaj też, że uprzejmy i pozytywny ton pisma udziela się adresatowi w trakcie czytania i pozytywnie nastawia go do nadawcy. Zachęca też adresata do pozytywnego i szybkiego załatwienia poruszonej w korespondencji sprawy. Warto stosować więc zwroty grzecznościowe. A na koniec obowiązkowo przeczytaj napisane już pismo. Pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy. Warto też w wolnej chwili odbyć szkolenie Redagowanie pism urzędowych, dzięki któremu można zwiększyć lub uporządkować swoją wiedzę.