- 07 gru, 2023
- 0 komentarzy
- 1 min. Czytaj
Organizacja spotkań służbowych – jak to robi profesjonalna sekretarka?
Organizacja spotkań służbowych – jak to robi profesjonalna sekretarka?
W pracy sekretarki jednym z zadań asystenckich jest organizacja spotkań służbowych. Do takich spotkań należy między innymi organizacja zebrań zewnętrznych i wewnętrznych, odpraw, narad itp. Zebrania wewnętrzne dzielimy na:
- otwarte, które są dostępne dla wszystkich pracowników
- zamknięte, przeznaczone dla wybranej grupy pracowników np. kierowników, pracowników jednego działu
Zebrania zewnętrzne są organizowane z osobami z poza firmy i są to różnego typu konferencje, sympozja, zjazdy, szkolenia.
Organizacja spotkań służbowych – jak to robi profesjonalna sekretarka?
Profesjonalna sekretarka planuje wcześniej każdy element:
- tworzy listę uczestników,
- ustala termin, czas i miejsce spotkania,
- zamawia poczęstunek
- projektuje harmonogram przebiegu spotkania.
W zależności od wielkości organizowanego spotkania, zadań może być bardzo dużo, dlatego też profesjonalna sekretarka musi delegować zadania innym pracownikom firmy. Jako osoba odpowiedzialna za całokształt musi mieć świadomość że sama nie podoła wszystkim zadaniom. Podczas organizacji spotkań służbowych bardzo ważne jest techniczne przygotowanie spotkania. Przygotowanie sali, dotyczy odpowiedniego ustawienia stołów, mównicy, stolika dla protokolanta, stołu prezydialnego oraz miejsc siedzących, których powinno być ich więcej niż spodziewanych gości. Miejsce spotkanie musi być również wyposażone w sprzęt techniczny taki jak: rzutnik, ekran do projekcji prezentacji, sprzęt wideo, tablica z blokiem, należy zadbać o odpowiednia nagłośnienie oraz oświetlenie Sali. Wszystkie urządzenia techniczne muszą być sprawdzone przed rozpoczęciem zebrania czy konferencji. Organizacja i obsługa narad, konferencji czy innych spotkań jest zadaniem bardzo trudnym. Należy pamiętać o wszystkich szczegółach. Przed każdym organizowanym spotkaniem należy przygotować sobie listę zadań do zrealizowania i na bieżąco sprawdzać efekty przygotowań, a także w razie potrzeby na bieżąco modyfikować oraz uzupełniać listę. Profesjonalna sekretarka powinna zadbać o rozwój własnych umiejętności organizacyjnych poszerzając swoją wiedzę na szkoleniach oraz ucząc się na własnym doświadczeniu.