- 07 gru, 2023
- 0 komentarzy
- 2 min. Czytaj
Czytelne pisma urzędowe krok po kroku
Pisma urzędowe – ich poprawne przygotowanie może wpłynąć na prawidłowe, a przede wszystkim szybsze załatwienie spraw. Niejeden z Was z pewnością już borykał się z tworzeniem takiego pisma, bądź kiedyś przyjdzie mu podjąć takie wyzwanie. Jak to zrobić prawidłowo?
Taka umiejętność może być niezwykle przydatna w życiu codziennym i wręcz niezbędna w sferze zawodowej.
Jak krok po kroku zabrać się do tworzenia czytelnego pisma urzędowego?
Najważniejszy odpowiedni styl
Pismo urzędowe pisane jest zawsze w stylu oficjalnym, a jego podstawowe cechy to:
– proste, niezbyt rozbudowane zdania, które przedstawią najważniejsze informacje i sedno sprawy
– używanie strony biernej lub bezosobowych form czasownika np. „zlecono”, „napisano”, „oddano”
– neutralność wobec opisywanej sprawy, pismo musi być pozbawione sformułowań o charakterze emocjonalnym
Zwróć uwagę na poprawny język
Każdy oficjalny dokument powinien być pisany w taki sposób, aby nie zawierał błędów ortograficznych, interpunkcyjnych i stylistycznych, dlatego ważne jest aby przed wysłaniem czy oddaniem pisma do urzędu kilkakrotnie sprawdzić jego poprawność językową. Najlepiej przekazać innej osobie do przeczytania, w ten sposób w większym stopniu uda się uniknąć błędów.
Zadbaj o przejrzystość i estetykę
Najważniejsze elementy pisma urzędowego, które sprawią, że będzie ono przejrzyste i estetyczne to:
1. Nagłówek – Imię i nazwisko nadawcy oraz jego dane kontaktowe: adres, telefon czy nazwa firmy (lewy górny róg)
2. Miejsce i data przygotowania pisma (prawy górny róg)
3. Dane adresata – może być firma lub jedna osoba (prawy róg, poniżej miejsca i daty)
4. Tytuł pisma – czy jest to „prośba”, „wniosek” itp., bądź określenie przedmiotu sprawy np.
„Dotyczy: ustalenia kwoty za wywóz odpadów…”
5. Treść pisma:
– pierwszy akapit zawiera przedstawienie sprawy, o której piszemy („W nawiązaniu do…”, „W odpowiedzi na…”)
– kolejne akapity zawierają informacje szczegółowe – przedstawienie sensu sprawy
– ostatni akapit – podsumowanie
6. Zakończenie pisma – PODPIS – najlepiej odręczny
Pisma urzędowe – dodatkowe elementy:
– znaki powoławcze, jeśli zostały nadane (pod nagłówkiem z lewej strony) – mogą to być znaki sprawy, sygnatury sądowe, liczby z dziennika korespondencji – symbole te ułatwiają przyporządkowanie listu do sprawy, znalezienie pisma czy ułożenie ciągu chronologicznego korespondencji.
– lista załączników (dodatkowe dołączone do pisma dokumenty) – pod podpisem
– rozdzielnik – lista osób, do których dane pismo zostało również przekazane – pod listą załączników
Uprzejmość zawsze mile widziana
Warto zadbać o to by nasze pismo wywarło na odbiorcy pozytywne wrażenie poprzez zastosowanie zwrotów grzecznościowych na początku i na końcu pisma („Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem”), jak również w głównej treści. Natomiast ostatni akapit powinien zawierać uprzejmy zwrot sugerujący nadzieję na pozytywne rozpatrzenie sprawy.
Ważne! Zwróć również uwagę na poprawną formę tytułu zawodowego lub naukowego osoby, do której kierujesz pismo.
Tworząc pismo urzędowe, nasuwają się jeszcze dodatkowe pytania… Jakich czcionek użyć, czy można drukować pismo dwustronnie, czy konieczne są pieczątki? Jeśli chcesz poznać szczegóły redagowania pism urzędowych takich jak np. podanie, wniosek, skarga czy reklamacja zapraszamy na kurs online „Redagowanie pism urzędowych”.