Centralny Rejestr Umów

MG-EDU
02 sty, 2026
0 komentarzy
5 min. Czytaj

Centralny Rejestr Umów: Przejrzystość wydatków czy chaos informacyjny?

Po wielu miesiącach prac, zmian i zawirowań, ostateczny kształt przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Umów (CRU) stał się faktem. Grudniowy podpis Prezydenta pod nowelizacją zamyka legislacyjną drogę i stawia przed samorządami oraz wszystkimi jednostkami sektora finansów publicznych zupełnie nowe wyzwania. To już nie tylko mała zmiana, ale rewolucja w raportowaniu działań finansowych – często trudniejsza do wdrożenia niż e-doręczenia czy elektroniczny obieg dokumentów.

Co to jest CRU i po co powstaje?

Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych to publiczny rejestr, który jest prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Wprowadzane będą do niego informacje o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych.

CRU ma zwiększyć przejrzystość wydatków i ułatwić dostęp do informacji – tak, aby wiele spraw dało się sprawdzić bez składania wniosków o informację publiczną.

Kogo dotyczy Centralny Rejestr Umów?

CRU dotyczy wszystkich jednostek sektora finansów publicznych zarówno rządowych, jak też
samorządowych. W praktyce – urzędów państwowych, samorządów i ich jednostek, w tym m.in.
szkół, jednostek organizacyjnych, podmiotów pomocy społecznej oraz samorządowych instytucji
kultury: bibliotek, domów kultury, muzeów.

Kiedy startuje CRU?

Kluczowa data dla obowiązków publikowania informacji o umowach to 1 lipca 2026 r. To właśnie wtedy CRU zacznie realnie wpływać na codzienną pracę jednostek. Natomiast już od 1 kwietnia ma być gotowy i wdrożony cały system raportowania, co oznacza konieczność wcześniejszego przygotowania procedur, narzędzi i pracowników.

Informacje o umowach zamieszczane w Centralnym Rejestrze Umów (CRU)

Kategoria informacji	Zakres danych	Opis / wymagania szczegółowe

Identyfikacja umowy

Numer lub identyfikator umowy

Numer nadany w jednostce; jeżeli nie został nadany, pole pozostaje puste

Data zawarcia

Data podpisania umowy

Data kalendarzowa zawarcia umowy

Strony umowy

Jednostka sektora finansów publicznych

Nazwa podmiotu zawierającego umowę

Strony umowy

Kontrahent

Dane drugiej strony umowy (np. wykonawca, usługodawca)

Przedmiot umowy

Opis przedmiotu

Opis musi być jednoznaczny i zrozumiały; niedopuszczalne są ogólniki typu „usługa” lub „zlecenie”

Wartość umowy

Kwota umowy

Całkowita wartość umowy zgodnie z jej treścią

Okres obowiązywania

Data rozpoczęcia i zakończenia

Czas, na jaki umowa została zawarta

Zmiany umowy

Informacja o modyfikacjach

Dane o aneksach, rozwiązaniu umowy lub innych zmianach

Status umowy

Aktualny status

Informacja, czy umowa jest obowiązująca, zakończona lub rozwiązana

Zakończenie umowy

Data zakończenia obowiązywania

Dzień, w którym umowa przestaje obowiązywać

Źródło finansowania

Środki zewnętrzne

Wskazanie źródła finansowania, jeżeli umowa jest finansowana z funduszy zewnętrznych

Ograniczenie jawności

Podstawa prawna

Informacja o podstawie ograniczenia jawności danych, jeżeli ma zastosowanie

Dyrektor z odpowiedzialnością karną

Z perspektywy zarządzania najważniejszy jest fakt, że odpowiedzialność za terminowość i rzetelność wpisów spoczywa bezpośrednio na kierowniku jednostki. Czyli w przypadku samorządów za prawidłowość odpowiada wójt/burmistrz/prezydent, natomiast w przypadku jednostek podległych – ich zwierzchnicy bezpośredni czyli kierownicy lub dyrektorzy. Muszą oni mieć świadomość, że ustawodawca przewidział sankcje karne za niedopełnienie obowiązków związanych z CRU. Czasu na wprowadzenie danych jest niewiele – zaledwie 30 dni od momentu zawarcia umowy. Biorąc pod uwagę specyfikę działalności samorządów i ich jednostek, gdzie miesięcznie zawieranych może być kilkadziesiąt umów na dostawy, roboty czy usługi, konieczna jest pilna rewizja wewnętrznych regulaminów i obiegu dokumentów, by system zadziałał bezbłędnie już w lipcu.

FAQ – co musisz wiedzieć o CRU

1) Co to jest CRU?

CRU to Centralny Rejestr Umów jednostek sektora finansów publicznych. W praktyce oznacza publiczne udostępnianie informacji o umowach zawieranych przez te jednostki.

2) Kogo obowiązuje CRU?

CRU obowiązuje jednostki sektora finansów publicznych, czyli jednostki rządowe, samorządy oraz ich jednostki i podmioty: urzędy, jednostki organizacyjne, szkoły i przedszkola, samorządowe instytucje kultury, inne podległe jednostki.

3) Od kiedy CRU zaczyna obowiązywać?

Zasadniczy obowiązek publikowania danych w CRU ma dotyczyć umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

4) Co zmienia CRU w codziennej pracy?

Wymusza stały, uporządkowany proces: zebranie danych o umowie już przy jej podpisaniu, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wprowadzanie informacji do rejestru, dochowanie terminu 30 dni na publikację danych, a także bieżące aktualizowanie wpisów przy każdej zmianie umowy.

Podsumowanie

Centralny Rejestr Umów (CRU) to zmiana, która wykracza poza ramy „kolejnego obowiązku informacyjnego”. Dla samorządów oraz ich jednostek oznacza realną przebudowę codziennego obiegu umów — od momentu podpisania dokumentu, przez zebranie i wprowadzenie danych, aż po kontrolę terminów oraz bieżące aktualizacje. W praktyce kluczowym wyzwaniem jest organizacja procesu: kto przekazuje informacje, kto je wprowadza, kto odpowiada za weryfikację poprawności oraz jak postępować w przypadku zmian w umowie.

Wiele zagadnień porządkujących codzienną pracę w administracji samorządowej — takich jak obieg dokumentów, podstawowe obowiązki, role i odpowiedzialności — omawiamy w kursie „Pracownik administracji samorządowej”. Szkolenie to pomaga zbudować solidne fundamenty niezbędne również do sprawnego wdrażania nowych wymagań w praktyce.